贈答品を辞退するときは、相手の心遣いへのお礼と、会社として受け取れないことを一通の中で明確にします。「お気遣いなく」だけでは、今回は受け取るのか、次回から不要なのかが伝わりません。受領状況を確かめ、実際にできる対応を書きます。
品物が今どこにあるかを先に確かめる
発送の予告だけなのか、受付や別の社員が受領済みなのかで、必要な連絡が変わります。送り状、品名、受領日を社内で確認し、贈答担当の窓口へ相談します。宛名が自分でも、その場で開封や持ち帰りを決めず、会社の手順に沿って扱ってください。
辞退の理由は、説明できる規定の範囲にとどめます。特定の法律に違反する、相手の行為に問題があると自己判断で書く必要はありません。この記事は辞退連絡の文面を整えるためのもので、受領の可否は自社の担当窓口で確認します。
状況に合わせた辞退の文面
01｜発送前に辞退する
件名：お心遣いへのお礼
［宛名］
このたびは温かいお心遣いをいただき、誠にありがとうございます。弊社の規定により、贈答品は辞退しております。大変恐縮ですが、今回のお品はお送りいただかないようお願い申し上げます。お気持ちに心よりお礼申し上げます。
02｜受領済みで対応を確認している
お心遣いをいただき、ありがとうございます。［受領日］に弊社受付でお品を受領いたしました。弊社では規定により贈答品を辞退しており、現在、担当部署で対応を確認しております。お取り扱いについて、［連絡予定日］までに改めてご連絡いたします。
03｜返送方法が決まった後
先日いただいたお品につきまして、社内で確認いたしました。誠に恐縮ですが、弊社規定により拝受できないため、［確認済みの返送方法・予定日］にて返送させていただきます。お心遣いに改めてお礼申し上げます。今後ともお取引のほど、よろしくお願いいたします。
曖昧な遠慮を、今回の結論へ直す
「次回からはお気遣いなく」では、今回は受領する意味に取られます。今回も受け取れないなら「今回のお品は拝受できません」と書きます。「この程度の品でも受け取れない」と価格を評価する表現も不要です。断る対象は品物の受領であり、相手との付き合いではありません。
「別の名義なら」「個人宅に送ってもらえれば」と、規定を避ける方法をこちらから提案しないようにします。代わりの品を勧められた場合も、その場で受け取る約束をせず、自社の方針を確認します。担当者が代わっても同じ案内になるよう、必要な連絡記録を残せます。
返送の実務をメールと揃える
返送することになったら、送り先、担当者、発送日、費用の扱いを決定してから手配します。受領時の箱や付属物も確認し、メールで伝えた内容と現物を照合します。食品など保管条件がある品は、文章だけ先に送って放置せず、担当部署へ早めに相談します。
一度きちんと辞退できたら、お詫びの品をさらに贈る必要はありません。通常の業務はこれまでの窓口で続け、次の打ち合わせの話をする際も、辞退を取引条件の話へ結び付けないようにします。
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別の相手に贈る予定がある場合の参考
辞退した相手へ代わりの品を送る提案ではありません。以下は、双方の会社で贈答が認められる別の機会に検討する品です。菓子やお茶、コーヒーも受取方針を確認してから選び、辞退された宛先には注文しないでください。
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