自分が不在の間に会社へ贈答品が届いたら、受け取った人に差出人と品物を確認してからお礼を送ります。「何か届いていたらしい」という段階で、内容を推測して返さないようにします。まず到着へのお礼だけを伝えれば、食べた感想を急いで用意する必要はありません。
送り状、添え状、社内の受領記録を照合する
送り状の依頼主が販売店名だけになっていることもあります。添え状や事前の連絡で贈り主を確認します。受取人欄に自分の名前があっても、部署全体への品なのか個人宛てなのかを読み取ってください。個人宛ての包みを、確認前に部署全員へ配る必要はありません。
社内の贈答品の取り扱いに沿って、受領・報告を進めます。品物を受け取れない決まりがある場合は、お礼を送って終わりにせず担当部署へ確認します。すでに別の社員からお礼を連絡していないかも、同じタイミングで尋ねておくと重複を避けられます。
確認できた内容で書く4文例
01｜不在中に同僚が受領
［宛名］
このたびはお心遣いをいただき、誠にありがとうございます。本日、弊社［受領者名・部署］が［品名］を受領いたしました。私が不在のため、メールにてお礼申し上げます。いつもお気に掛けてくださり、ありがとうございます。
02｜部署宛ての品を代表して
このたびは弊部へ［品名］をお贈りいただき、ありがとうございました。確かに受領いたしました。部署を代表して、お心遣いにお礼申し上げます。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
03｜まだ開封していない場合
ご丁寧なお品をお送りいただき、誠にありがとうございました。本日、会社に届いていることを確認いたしました。まずは受領のご報告と、お心遣いへのお礼を申し上げます。
04｜同僚からお礼が済んでいた場合
先ほど弊社［氏名］からもご連絡いたしましたが、このたびは温かいお心遣いをいただき、ありがとうございました。私からも一言、お礼をお伝えしたくご連絡いたしました。どうぞお気遣いなく、今後ともよろしくお願いいたします。
味の感想は、実際に口にした後で
まだ受取だけの段階なら、「お心遣いをありがとうございます」で十分です。「大変おいしくいただきました」「全員に好評でした」を定型句として付けると、実際の状況と違うお礼になります。後日会う機会があれば、そのときに自分が食べた感想を伝えることもできます。
食べていない人の感想を代表者がまとめる必要もありません。「皆喜んでいます」と書くなら、実際にそう聞いている範囲にします。数や中身を細かく並べるより、差出人が送った品だと確認できる名称と、感謝の言葉で整えられます。
受取後の社内対応を、お礼と同時に進める
保存方法や期限がある品は、受け取った担当者と確認します。お礼のために開封や試食を急ぐのではなく、社内の受入手順に従います。配る相手が決まっていない場合も、品を放置しないよう担当を明確にしてください。
破損などがあるときは、まず状況を社内で確認します。贈り主への感謝と、配送や販売店へ確認する用件を分け、事実がわかる前に相手の手配ミスと決めつけないようにします。必要な連絡では、見た状態を具体的に伝えられます。
受領の返事に、返礼の約束を足さない
その場で「同額の品をお返しします」と約束する必要はありません。返礼の取り扱いがある場合は社内のルールで決めます。今後の取引条件への配慮を感謝として書くことも避け、品物を受け取ったことと業務上の判断を混同しないようにします。
Recommended Gifts
会社へ贈る側になったときの候補
返礼を必須とするものではありません。別の機会に会社へ品物を贈る場合は、受取方針と人数、保存方法を確かめ、分けやすい茶菓などを検討できます。宛名に部署や担当者を明記すると、社内で届け先を確認しやすくなります。
※当サイトはアフィリエイトリンクを含みます。価格・在庫は変更される場合があります。
