創立記念行事の案内は、開催の趣旨より先に、いつ・どこで・誰が・どう参加するかを探せる形にします。勤務や参加の扱いが決まっていないまま、「全員参加」とだけ書いて配信しないようにしましょう。決定事項を確認してから文面を組み立てます。
案内前に参加と勤務の扱いを確定する
対象者、会場、時刻、参加方法、申込期限を主催部署で揃えます。勤務時間の扱いや費用負担についても、承認された社内案内を参照できるようにします。この記事の文例で労務上の扱いを決めるのではなく、会社が決定した内容を伝えるために使います。
出張中、別拠点、休業中の社員がいる場合は、それぞれに何を案内するかを確認します。欠席理由を全員が見える一覧へ書かせる必要があるかも見直します。個別相談を受ける担当者と、その連絡方法を用意できます。
基本案内と変更連絡の3文例
01｜基本の開催案内
件名：創立記念行事のご案内
［周年］の節目に、下記のとおり記念行事を開催します。
日時：［開始・終了予定］
会場・参加方法：［場所・方法］
対象：［対象者］
参加・勤務の扱い：［決定済みの内容・案内先］
申込：［期限・方法］
お問い合わせ：［部署・連絡先］
02｜欠席時の連絡を補う
ご参加が難しい場合は、［期限］までに［担当窓口］へ個別にお知らせください。ご相談が必要な方も、同窓口で承ります。［事前に確認された必要事項］のみをお知らせください。
03｜開催時刻を変更する
先にご案内した創立記念行事の開始時刻を変更いたします。
変更前：［日時］
変更後：［日時］
会場：［変更の有無を含め記載］
変更により参加が難しくなる場合は、［窓口］へご連絡ください。
会場とオンラインの案内を混ぜない
オンライン参加がある場合は、接続先、入室時刻、必要な準備を会場参加とは別に記載します。アクセス権のある社員が利用できる案内先にし、公開してはいけない接続情報を社外向けページへ載せないようにします。
記念品の受取がある場合は、参加できない人の扱いも決定してから書きます。「当日配布」とだけ案内すると、欠席者は対象外なのか、後日受け取れるのか迷います。代理受取や発送の可否は、主催部署の実際の対応に合わせます。
案内本文と申込画面を見比べる
メールに書いた期限と申込フォームの期限、会場名、開始時刻が一致しているか確認します。問い合わせ先が個人の番号なら、掲載の了承も必要です。長い祝辞の下へ実務情報を埋めず、一項目ずつ改行すると社内で転送された後も読みやすくなります。
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配布品は、参加案内とは別に条件を揃える
茶菓を用意する場合は、人数、保管、食品の条件、配布方法を確認します。掲載品は大量配布の在庫や納期を保証するものではありません。行事参加と品物の受取をどう扱うかは社内で決め、未決定の特典を案内に書かないようにします。
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