株主向けの創立記念企画を案内するときは、感謝の挨拶と、参加や受取の条件を分けます。誰が対象で、申込みが必要か、いつ何が届くかを、会社が決定した要項に沿って明確にします。文例を埋めるために、対象や特典の条件を作らないようにします。
正式な企画要項から必要事項を抜き出す
対象者、対象を判定する時点、申込期限、方法、実施日、費用の有無、問い合わせ先を確認します。保有条件などがある場合は、担当部署が承認した正確な表現を使います。わかりやすくするつもりで条件を省き、対象が広がって読める文章にしないようにします。
記念品の発送とイベント参加は、同じ企画でも手続きが異なる場合があります。案内のどの部分が誰に当てはまるかを分け、全員がすべての特典を受けられるような書き方を避けます。
案内の目的別3文例
01｜申込みが必要な企画
創立［周年］を記念し、下記の企画を実施いたします。
企画内容：［確定した内容］
対象：［正式な対象条件］
申込期限：［日時］
申込方法：［正式な手続き］
費用：［決定済みの扱い］
詳細・お問い合わせ：［案内先］
02｜申込みが不要な発送案内
［企画名］の対象となる皆様へ、［品名等］を［発送予定期間］に順次お送りする予定です。本企画について、お申込みは不要です。対象条件とお届けに関する詳細は、［正式な案内先］をご確認ください。
03｜先の案内を訂正する
先にご案内した［企画名］につきまして、下記の記載を訂正いたします。
訂正箇所：［項目］
訂正前：［旧記載］
訂正後：［正しい記載］
既にお手続き済みの方へのご案内：［決定済みの対応］
お問い合わせ：［窓口］
感謝の言葉で条件を曖昧にしない
「皆様への感謝を込めて」と書く場合も、実際の対象が限定されるなら、条件を近くに明記します。抽選、定員、数量制限がある場合は、その扱いを正式な案内と揃えます。確定していない追加企画を期待させる文章にしないようにします。
企画の価値を強く見せるため、投資成果や将来の還元へ結び付ける表現を加える必要はありません。記念企画の案内は、会社の開示や金融上の判断を代わりに行うものではありません。公開前に担当部署の確認を受けた内容を使います。
個人情報の送付先を公式案内に揃える
住所変更や本人確認が必要な場合は、会社が指定した窓口と手順を案内します。一般公開のコメント欄や、担当者の私的なアドレスへ情報を送るようにしないでください。郵送文、ウェブページ、申込画面で条件と窓口が一致するかを最後に確認します。
Recommended Gifts
記念品の検討は、確定した企画の範囲で
以下は一般的な贈答品の参考で、株主向け企画の実施や対象条件を示すものではありません。会社で配布を決めた場合は、数量、納期、配送、食品の条件を確認します。商品カードの価格だけで企画の予算や配布可能数を決めないようにしてください。
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