自社が創立の節目を迎えたことを取引先へ知らせるときは、周年の事実と、これまでのお付き合いへの感謝を中心にします。お祝いの品や返信を求める案内にならないよう、挨拶状だけなのか、式典への招待を伴うのかも分けて考えます。
会社として採用している周年表記を使う
創立日、設立日、事業開始日のどれを記念するかは、正式な会社の扱いに合わせます。年数や旧社名を載せる場合は沿革と照合します。「おかげさまで業界一位」といった実績は、確認・公表ができる根拠がないなら加えません。
差出人が代表者なのか、担当部署なのかを揃えます。相手との取引期間は会社全体の歴史と同じではありません。最近取引を始めた相手へ、創立以来ずっと支えてもらったと書かないようにします。
関係に合わせた3文例
01｜基本の挨拶状
平素よりお力添えを賜り、誠にありがとうございます。弊社は［日付］をもちまして、［正式な周年］を迎えます。日頃のお引き立てに、心よりお礼申し上げます。今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます。
［正式会社名・役職・氏名］
02｜担当者の言葉を添える
弊社の［周年］にあたり、日頃のお礼を申し上げます。貴社には［実際の協力内容］の際にお力添えをいただき、深く感謝しております。これからも一つひとつの業務に丁寧に取り組んでまいります。引き続きよろしくお願いいたします。
03｜返信の負担をかけずに結ぶ
［周年］の節目に、これまでのお付き合いへの感謝をお伝えしたく、ご挨拶を差し上げました。本状は節目のご報告ですので、ご返信等はどうぞお気遣いなさらないでください。今後ともよろしくお願い申し上げます。
繁栄の報告だけにしない
自社の成果を長く並べるより、取引先との関係に合う謝意を一つ添えます。実績を載せる場合も、相手が今回の挨拶を読むために必要な内容かを考えます。売り込みや価格改定の通知が主目的なら、件名と本文をその用件に合わせて別に作成します。
「ご祝儀をお待ちしております」といった記載や、祝品の送付先だけを目立たせる案内は、挨拶の趣旨と異なります。贈答を辞退する会社の方針があるなら、その方針を短く明記できます。受取窓口にも同じ案内を共有しておくと対応が揃います。
宛名リストを古い記録のまま使わない
取引先の社名変更、部署、役職、担当者を確認します。一斉メールなら、宛先同士が見えてよいかを会社の送信方法に沿って扱います。差し込み印刷では、本文の社名と封筒の宛名が一致しているかも照合してください。
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記念の品を添える場合の候補
自社の記念品を添えるなら、先方の受取方針、人数、保存方法を確認します。茶菓の品名や数量は手配内容と揃え、創立の節目だから受け取ってもらえるとは決めつけません。挨拶状だけで感謝を伝える方法も選べます。
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