新社屋の内覧会は、通常の打ち合わせとは受付や見学の手順が違うことがあります。招待への返信では出欠をはっきりさせ、案内にない実務上の疑問だけを尋ねます。見学後は、用意していただいた時間へのお礼と、自分が実際に伺った話を一つ伝えられます。
旧社屋の住所や受付を、そのまま使わない
招待状の所在地、集合場所、受付時間を確かめます。移転済みでも、通常業務の入口と内覧会の受付が異なる場合があります。同行者の氏名を事前登録する案内があれば、本人にも予定を確認してから提出します。近隣の別拠点と取り違えないよう、会社名だけでなく建物名まで見てください。
車で伺いたい、途中から参加したいなどの事情がある場合は、案内に対応方法がなければ相談します。「駐車場を一台お願いします」と確定事項にするより、「車で伺うことは可能でしょうか」と確認できます。入館証や本人確認書類の指定も、主催者からの案内に従います。
訪問前後のメール4文例
01｜出席を伝える
新社屋内覧会にお招きいただき、ありがとうございます。［日付・時刻］に、弊社［部署・氏名］が伺います。新しい社屋を拝見できますことを楽しみにしております。当日はどうぞよろしくお願いいたします。
02｜訪問時刻を相談する
ご案内をいただき、ありがとうございます。ぜひ伺いたいのですが、当日の到着が［時刻］となる見込みです。その時刻からの参加は可能でしょうか。ご案内の進行上難しい場合は、今回は欠席いたします。
03｜見学後に一つの話を添える
本日は新社屋をご案内いただき、誠にありがとうございました。［実際に説明を受けた内容］についてお話を伺い、［自分が理解した具体的な点］を知る機会となりました。ご多用の中、見学の時間を設けていただきましたことに、改めてお礼申し上げます。
04｜案内してくれた担当者へ短く
本日は受付から見学までご案内くださり、ありがとうございました。道順も事前にお知らせいただき、迷わず伺えました。新社屋での皆様のご活躍をお祈り申し上げます。今後ともよろしくお願いいたします。
見学できる範囲と、仕事の打ち合わせを分ける
内覧会は、立ち入りが認められた場所を案内に沿って見学する機会です。以前の担当者に会いたい場合でも、執務室へ自分の判断で入らないようにします。商談や納品の相談を長く始めたいときは、その場の説明を止めず、別の時間を相談できます。
写真撮影が許可されていても、机の書類やモニター、社員の顔が入る場合は注意します。会社紹介の投稿に使いたいなら、公開できる写真と表記を確認してください。お礼メールにも内部の配置や未公表の設備情報を詳しく書く必要はありません。
お礼に宿題を増やさない
当日の説明で十分理解できたことは、自分の言葉で受け止めてお礼を結べます。すべての資料や写真の送付を改めて求める必要はありません。業務で確認が必要になった点は、どの説明について何を確認したいかを絞り、担当窓口へ別の用件として送ります。
同じ会社から複数名が出席した場合は、代表者がお礼を送るのか、それぞれの担当者から送るのかを揃えます。全員が似た長文を重ねるより、窓口がわかる一通で済む場面もあります。署名は実際の参加者がわかる形にしてください。
Recommended Gifts
新社屋のお祝いは、置き場所と受取先から
花や大型の品を置けるとは限りません。贈答品を受け付ける場合は、人数に合わせた茶菓などを候補にし、送付先が新旧どちらかを確認します。内覧会の出席と贈り物の有無を結び付けず、先方の方針に合わせます。
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