店舗移転が予約済みのお客さまに影響する場合は、一般のお知らせとは別に、その予約がどう変わるかを個別に伝えます。元の日時、新しい対応案、返事が必要な項目を揃え、了承前に変更を確定させないようにしましょう。
連絡前に、その人の予約内容を確認する
予約名、日時、メニュー、前払いの有無、変更が必要な理由を確認します。同じ日に予約した人でも、場所だけが変わる場合と日時の調整が必要な場合では案内が異なります。顧客一覧をそのままCCへ入れず、予約情報がほかの人へ見えない方法で連絡します。
提示する代替日時は実際に受付可能な枠を使い、仮押さえの有無も社内で揃えます。キャンセルや返金の扱いは、店舗で確認した内容を案内し、この文例だけを根拠に決めないでください。
影響の種類ごとに使う3文例
01｜日時は同じで場所だけ変わる
［お名前］様
［店名］です。［予約日時・内容］のご予約についてご連絡いたします。店舗移転に伴い、当日のご案内場所が［新住所・建物名］となります。日時とご予約内容の変更はございません。場所の変更によりご来店が難しい場合は、［窓口］までお知らせください。
02｜別の日程への変更を相談する
［予約日時］のご予約につきまして、移転準備の都合により当日のご案内が難しくなりました。ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。代替として［候補日時］をご案内できます。ご希望を［回答方法・期限］へお知らせいただけますでしょうか。難しい場合の対応は［案内内容・窓口］にてご説明いたします。
03｜変更の了承を得た後の確認
ご返信ありがとうございます。ご予約を下記の内容に変更いたしました。
日時：［新日時］
場所：［新住所］
内容：［メニュー等］
［金額や支払いの変更があれば確認済みの案内］
このたびはご調整いただき、ありがとうございました。
返金などは確定した窓口と手順を案内する
前払いがある場合は、変更できない人への対応を担当者間で揃えます。返金対象か、申出先はどこか、どの方法でいつ連絡するかを確認し、わからない点を「すぐ返金します」と約束しないようにします。支払い情報を通常のメール返信へ丸ごと送るよう求めず、店舗で定めた受付手順を案内します。
未返信を了承として扱わない
返事がない場合は予約時に案内した連絡方法に沿って確認し、変更を承諾したと決めつけません。元の予約場所へ来店してしまう可能性を考え、旧店舗の掲示や当日の問い合わせ体制も確認します。連絡済み・回答待ち・変更確定を記録すると、二重連絡や手配漏れを防ぎやすくなります。
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予約対応と贈答は分けて考える
品物を渡すことで、予約変更への了承を求める提案ではありません。以下は、移転準備でお世話になった方へ別途お礼をする場合の参考です。お客さまへの変更・支払い対応は、店舗の正式な窓口と案内に沿って行います。
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