契約更新のお礼は、「引き続きよろしくお願いします」だけでも伝えられます。ただ、複数の契約がある相手には、どの契約が更新されたかを示すと連絡が明確になります。更新の相談中と、手続きが完了した後を区別して書きます。
継続の意向と、更新完了を分ける
相手から「来期もお願いしたい」と言われても、社内で必要な確認が残っていることがあります。完了の判断は契約を管理する担当者や定められた手順で行います。お礼の文章で、更新が成立したかどうかを独自に決めないようにしてください。
更新対象の名称、管理上の識別番号、対象期間など、双方で確認に使っている情報を必要な範囲で入れます。旧契約と新しい書面を見比べずに日付を書き写すと、前年度の期間が残ることがあります。案内する情報は確認済みの文書と照合します。
更新後の連絡4文例
01｜更新のお礼を短く
件名：［契約名］更新のお礼
［宛名］
このたびは［契約名］を更新いただき、誠にありがとうございます。引き続きお任せいただけますことに、心よりお礼申し上げます。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
02｜これまでの具体的な協力に感謝
［契約名］の更新にご対応いただき、ありがとうございました。これまで［実際の協力内容］の際にお力添えをいただき、深く感謝しております。更新後も、［確認済みの担当業務］を担当いたします。引き続きよろしくお願いいたします。
03｜窓口が変わる場合
このたびは契約更新のお手続きをいただき、誠にありがとうございました。［日付］より、実務の窓口を弊社［氏名］が担当いたします。担当者から［予定日］にご挨拶の連絡を差し上げます。更新後もどうぞよろしくお願いいたします。
04｜継続の意向へのお礼にとどめる
引き続きのお取引をご検討いただき、ありがとうございます。更新のお手続きにつきましては、［担当窓口］より改めてご案内いたします。どうぞよろしくお願いいたします。
変更点は、正式な案内を参照できる形にする
料金や提供内容が変わる場合、お礼のメールの中で要約し直すより、確認済みの案内や契約書面を参照できるようにします。説明が必要な点は担当窓口を示します。変更条件への同意を、お礼への返信で済ませようとする書き方にはしません。
一方で、連絡窓口や次回の打ち合わせなど、日々の実務で必要な情報はわかりやすく添えられます。更新に関係する変更と、単なる社内異動による担当変更を混同せず、いつから誰へ連絡すればよいかを示します。
感謝と改善の約束を、無理に一緒にしない
前の期間に課題があったとしても、お礼のメールだけで解決済みとする必要はありません。話し合い中の改善案は、その進捗を正式な窓口で共有します。「次は絶対に問題を起こしません」と約束する代わりに、決定している対応を別途伝えられます。
継続してもらえた理由を相手の代わりに断定することも避けます。「品質を高く評価いただき」などは実際にそう聞いている場合だけにします。理由がわからなくても、手続きに対応してもらった感謝と、これからの連絡が明確なら、お礼として十分に伝わります。
Recommended Gifts
更新時の贈り物は、毎回の義務にしない
契約を更新するたびに品物を贈る必要はありません。双方のルールで認められるときに限り、人数や保存方法を考えて候補を選びます。次の更新や条件の配慮を求める内容を、品物のカードに添えないようにします。
※当サイトはアフィリエイトリンクを含みます。価格・在庫は変更される場合があります。
