同僚への寄せ書きは、立派な経歴紹介より「一緒に働いて何が助かったか」を一つ書くと伝わります。退職理由を詳しく知らなくても、これまでの関わりへの感謝は残せます。
案件名より、してもらったことを選ぶ
社外に出る可能性がある寄せ書きでは、顧客名や未公開の案件情報をそのまま書かないようにします。「急な相談にも順番を整理してくれた」「準備を一緒に進めてくれた」など、具体的な行動に言い換えられます。関わりが少ない人は、無理に深い思い出を作る必要はありません。
「会社に欠かせない人だった」と大きくまとめるより、自分の感謝として書くと短い欄でも収まります。ほかの社員との比較や仕事上の失敗を笑い話にする内容は控えます。
関わりに応じた3文例
01｜同じ案件を担当した人へ
［一緒にした仕事］では、［助けてもらったこと］をありがとうございました。相談するたびに、落ち着いて考えることができました。一緒に働けてよかったです。
02｜部署が違う同僚へ
いつも［具体的な協力］をありがとうございました。部署が違っても声をかけやすく、とても助かっていました。これからもどうぞお元気でお過ごしください。
03｜短い欄に
これまでありがとうございました。［印象に残ること］を、これからの仕事でも大切にします。またお会いできる機会を楽しみにしています。
退職後の予定を決め付けない
「次の会社でも大活躍を」と書く前に、本人が転職を公表しているかを確認します。休む予定の人や事情を話していない人には、「どうぞお元気で」と結べます。退職を引き留める言葉や、残る側の仕事の負担を寄せ書きへ書かないようにします。
取りまとめは、宛名と署名を照合する
複数人を送別する場合は、カードを取り違えないよう氏名を確認します。締切に間に合わない人の文章を、代表者が本人名義で作るのではなく、参加方法を相談します。完成後の写真を共有するときは、個人の文章と名前が見えることを考え、公開範囲を揃えてください。
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連名の品は、持ち帰りやすさも確認
最終出勤日は持ち帰る荷物が多い場合があります。茶菓や飲み物を選ぶ際も、大きさや量、受取日を相談できます。部署で贈るなら参加者と予算を先に決め、寄せ書きの参加を費用負担と自動的に結び付けないようにします。
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