会社名義の出産祝いに添える送付状は、誰から何を届けたかを伝える役割があります。お祝いの言葉は簡潔に添え、差出人の会社名や役職、品名を実際の手配と揃えましょう。個人のカードと混同しない形にしておくと、受け取る方にも伝わります。
代表者名を使う前に社内で確認する
社長名や部署名で送る場合は、その名義を使う承認を得ます。発送担当者の氏名と、祝品の差出人は同じとは限りません。旧社名や略称、役職名の表記が混在していないか、会社の正式な表記と照合します。
送り先は本人が指定した場所を使います。会社の所在地へ送るか、自宅へ送るかを、こちらの都合だけで決めないようにします。家族へのカードの宛名と、配送伝票の受取人が異なる場合も、取り違えないよう別々に確認します。
送付方法別の3文例
01｜会社代表者名で添える
謹んでお祝い申し上げます
このたびの赤ちゃんのご誕生を、心よりお祝い申し上げます。ささやかではございますが、お祝いのしるしとして［品名］をお贈りいたします。ご家族でお使いいただけましたら幸いです。
［日付］
［正式会社名］［承認された役職・氏名］
02｜担当部署から
赤ちゃんのご誕生、誠におめでとうございます。［部署名］より、心からのお祝いをお届けいたします。［品名］を同封いたしましたので、お受け取りいただけましたら幸いです。
［正式会社名・部署名］
03｜品物が別便で届く
赤ちゃんのご誕生を心よりお祝い申し上げます。お祝いの品として［品名］を、別便にてお送りいたしました。［確認済みの到着予定］のお届け予定です。ご家族の皆様へ、私どもからのお祝いをお伝えいただけましたら幸いです。
品物と同封物を最後に照合する
品名、数量、包装、差出人を発送内容と見比べます。カタログやギフトカードなら、必要な案内が入っているかを確認してください。注文番号や購入代金など、受取人へ知らせる必要のない内部の記録まで同封しないようにします。
宛名の漢字が不明な場合は、似た字を推測して書かず、本人から届いた署名などで確認します。赤ちゃんの名前を入れたい場合も、読み方だけで漢字を決めないようにします。名前を確認できなくても、誕生を祝う文章は書けます。
返礼や仕事の連絡を添えない
送付状へ、近況写真やお礼の返信を求める記載を足す必要はありません。業務の担当者変更や休業中の連絡は、祝品とは別の通常の窓口で扱います。会社の書式を使う場合でも、請求書の送付状の「ご査収」などがそのまま残っていないか見直すと、お祝いの用件に合います。
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会社名義の祝品は、受取確認から
先方に辞退の意向がある場合は、品物を手配せず祝意だけにします。贈ることが決まったら、ベビー用品の使用時期や手持ちとの重複を確認します。会社名義だから高価な品が必要と決めず、社内の予算と本人の希望に合わせてください。
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