部下の退職に際して送る言葉は、これまでの仕事への感謝を中心にします。退職が決まった後の挨拶へ引き留めや評価の条件を混ぜず、引き継ぎの確認は業務連絡として分けましょう。
具体的な貢献を、確認できる範囲で伝える
「よく頑張った」だけでなく、担当した業務や助けられた行動を一つ挙げられます。正式な人事評価を代弁するのではなく、上司として見ていたことを伝えます。退職理由を周囲へ説明する役割がある場合も、本人と確認した範囲を超えないようにします。
感謝を伝える場と、残る作業を確認する場を分けると、本人も何に返事をすべきか判断できます。最終日のカードへ未処理の依頼を書き込む必要はありません。
場面に応じた3文例
01｜個別にねぎらう
これまで［担当業務］に取り組んでくださり、ありがとうございました。特に［具体的な行動］には助けられました。一緒に仕事ができたことに感謝しています。どうぞお元気でお過ごしください。
02｜部署の前で伝える
［氏名］さん、これまでありがとうございました。［共有してよい貢献］を通して、チームを支えていただきました。皆さんとともに、感謝の気持ちをお伝えします。
03｜短いカードで
これまでのご協力に心より感謝します。［教えてもらったこと・助けられたこと］が印象に残っています。これからの日々が、実りあるものになりますよう願っています。
「いつでも仕事を聞くね」と書かない
退職後の連絡や対応について、正式に決まっていないことを挨拶で約束させないようにします。「少しだけだから連絡するかも」は、本人が断りにくい期待になります。必要な引き継ぎは在職中の正式な手順で確認し、退職後の業務窓口は社内で整えます。
残る社員の前で決断を批判しない
「ここまで育てたのに」「忙しい時期に」と言えば、感謝より責任を負わせる言葉になります。業務上の課題は管理する側で扱い、送別の挨拶で本人へ戻さないようにします。私的な連絡を今後も続けるかは、上司の立場で当然のように求めず、本人の希望に合わせます。
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送別品は会社の方針と本人の希望に沿って
部署の送別品を用意する場合は、社内の方針と参加者、受取方法を確認します。茶菓やコーヒーなども、好みと持ち帰る量に合わせて選べます。品物を渡すことと、退職後の仕事の協力を求めることを結び付けません。
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