上司の退職理由がわからないときは、「これまでのご指導に感謝申し上げます」と書けば、事情を尋ねずにお礼を伝えられます。定年や転職が本人から知らされている場合に、その先の暮らしや仕事への言葉を加えます。
ここでは、寄せ書き、個人のカード、部署代表の挨拶に使う12文例を紹介します。○○には名前や役職を、〔 〕には実際に教わったことを入れてください。思い出の部分は、経験していない内容をそのまま写さず、削っても文章が成立するようにしています。
「おめでとうございます」を書くかは退職の事情で決める
| 本人から聞いていること | 書く内容 | 決めつけないこと |
|---|---|---|
| 定年を迎え、節目を祝っている | 勤続への労いと教わったことへの感謝 | 退職後は働かない、家族と過ごすなどの予定 |
| 転職や独立が決まっている | 一緒に働けたお礼と新しい仕事への応援 | 転職先の評価や収入、成功の断言 |
| 理由を聞いていない・公表されていない | 在職中のお礼を中心にする | 定年、療養、家庭の事情などの推測 |
「退職=お祝い」とは限りません。部署全員が読む寄せ書きには、個別に聞いた事情も載せないほうがよいでしょう。本人が「定年です」と話していても、祝いの言葉がしっくりこなければ、感謝だけで構いません。

寄せ書きの小さな欄に収める4文例
短い欄では、名前・お礼・結びをそれぞれ一文にします。枠からはみ出すときは、文字を小さくする前に、同じ意味の「感謝しております」「ありがとうございました」を一つにまとめます。
○○部長、これまでご指導いただき、ありがとうございました。
教えていただいたことを、これからの仕事に生かしてまいります。
○○部長、長い間お疲れさまでした。
入社以来、温かく見守ってくださったことに感謝しています。どうぞお元気でお過ごしください。
○○さん、これまで大変お世話になりました。
〔資料のまとめ方〕を教えていただいたことが、今も役立っています。新しい職場でのご活躍をお祈りしています。
○○部長、在職中は大変お世話になりました。
〔会議で相談に乗っていただいたこと〕に、改めてお礼申し上げます。これからもどうぞお健やかにお過ごしください。
自分から渡すカードは「何を教わったか」を一つ書く
「たくさん学びました」だけでは、何を覚えていてほしいのかが伝わりにくくなります。出来事、教わったこと、今の仕事での変化の順に、短くつなげてみてください。失敗談を入れるなら、上司や顧客の失態がわかる話を選ばず、自分が助かった場面に絞ります。
○○部長、これまで本当にありがとうございました。
〔初めて提案を担当したとき〕に、〔相手が判断しやすい順番で説明すること〕を教えていただきました。今も資料を作るたびに、その言葉を思い出します。
いただいた教えを、これからは後輩にも伝えていきたいと思います。
○○部長、ご定年を迎えられましたこと、心よりお祝い申し上げます。
長い間、私たちを支えてくださり、ありがとうございました。〔相談の際に最後まで話を聞いてくださったこと〕が、特に心に残っています。
これからの日々が、○○部長にとって充実したものになりますよう願っております。
○○部長、これまでご指導いただき、ありがとうございました。
お忙しい中でも相談の時間をつくってくださり、何度も助けていただきました。ご一緒できたことに、心より感謝しております。
これからもどうぞお身体を大切にお過ごしください。
○○部長、これまで大変お世話になりました。
ご指導への感謝を込めて、心ばかりの品をお贈りします。お受け取りいただけましたら幸いです。
○○部長から教わったことを忘れず、これからの仕事に取り組んでまいります。

部署の代表文と、送別会で読む挨拶
連名のカードでは、全員が共有できるお礼に絞ります。自分だけの思い出を長く書くと、部署の言葉なのか個人の言葉なのかが曖昧になります。スピーチは、下の骨組みに出来事を一つ加え、実際に声に出して持ち時間に収まるか確認してください。
○○部長、これまでのご指導に、部署一同、心より感謝申し上げます。
私たち一人ひとりに目を配り、仕事に取り組む姿勢を示してくださったことを、これからも大切にしてまいります。
今後のご健勝をお祈り申し上げます。
○○部一同
○○部長、これまで大変お世話になりました。○○部の〔自分の名前〕です。
私が特に覚えているのは、〔出来事〕の際に、〔教わったこと〕を伝えてくださったことです。その後、〔自分の仕事で変わったこと〕を意識するようになりました。
教えていただいたことを今後の仕事につなげることが、私にできるお礼だと思っています。これまでのご指導に、改めて感謝申し上げます。
最終日に会えない・退職後に連絡する場合
○○部長、最終出社日に直接ご挨拶できず、失礼いたします。
これまでご指導いただき、本当にありがとうございました。〔引継ぎの際に整理の仕方を教えてくださったこと〕が、今も支えになっています。
メールでのお礼となりますが、心より感謝申し上げます。
○○さん、ご退職の際には十分にご挨拶できず、失礼いたしました。
在職中は温かくご指導くださり、ありがとうございました。先日〔仕事の場面〕で、以前教えていただいた〔内容〕が役立ち、改めてお礼をお伝えしたくご連絡しました。
どうぞお元気でお過ごしください。
書き終えたら、決めつけと大げさな敬語を直す
| 直したい言葉 | 書き換え例 | 理由 |
|---|---|---|
| これからは悠々自適ですね | これからの日々が充実したものになりますように | 退職後の仕事や生活を決めつけないため |
| ○○部長のお陰で部署の全員が成長しました | ○○部長から教わったことが、私の仕事に役立っています | 自分が言える範囲のお礼にするため |
| このたびのご退職、誠にお疲れさまでございました | これまで大変お世話になりました | 祝辞の型と労いを無理につなげないため |
| ○○してくださったこと。心より感謝します | ○○してくださったことに、心より感謝します | 一文の途中を句点で切らないため |
「ご苦労さまでした」の使い方に迷う場合も、「ありがとうございました」でお礼を具体的に伝えられます。敬語を重ねて自分の言葉から遠くなるより、主語と述語がつながる読みやすい文章に整えます。
カードと贈り物を渡す前に
部署で贈る予定があるかを幹事に確認し、個人の品が重ならないようにします。渡す日は送別会や最終出社日の予定に合わせますが、大きな品は持ち帰りの負担も確認してください。贈り物の有無や金額で、お礼の言葉を長くする必要はありません。

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