取引先担当者から療養に入る知らせを受けたら、お見舞いの言葉と、引き継ぎ先を確認したことを簡潔に返します。本人に今後も業務対応をお願いする返信ではなく、案内された窓口へ連絡を移すための一通として整えます。
後任と連絡開始日を案内から拾う
通知に書かれた担当者名、開始日、対象業務、連絡先を確認します。複数の案件で窓口が分かれる場合は、どの案件を誰へ送るか整理します。療養に入る方へ、これまでどおり全件をCCで送り続ける必要があるかも、案内に沿って判断します。
病名や治療内容を知らなくても、窓口変更の返信はできます。「何の病気ですか」「いつ戻れますか」と私的な質問を加えず、業務上必要な連絡先だけを確認します。復帰の時期が書かれていないことを、説明不足と受け取らないようにします。
案内の内容に応じた3文例
01｜後任が決まっている
ご連絡をいただき、ありがとうございます。ご療養にあたり、心よりお見舞い申し上げます。窓口変更について承知いたしました。［日付］以降、［案件名］のご連絡は［後任名］様へお送りいたします。この返信へのご返答は、どうぞお気遣いなく。
02｜部署の共通窓口へ移る
お知らせいただき、ありがとうございます。心よりお見舞い申し上げます。今後の業務連絡は、ご案内の［部署・共通窓口］へお送りいたします。どうぞ穏やかにお過ごしになれますよう願っております。
03｜引き継ぎ先へ初めて連絡する
［前任者名］様より、［案件名］の窓口をご担当いただく旨、ご案内を頂戴しました。現在の確認事項は下記の［件数］点です。どうぞよろしくお願いいたします。
［業務上必要な確認事項］
案件の経緯は、新しい担当者へ必要な範囲で
後任にすべてを最初から読み直してもらうのではなく、案件名、現在の状態、次の確認事項をまとめます。前任者との私的なやり取りをそのまま転送する必要はありません。共有できる資料の版と、どこまで決定していたかを区別して伝えます。
後任がまだ内容を確認中でも、「前の担当者はわかっていました」と比較する文をお見舞いの返信へ入れないようにします。急ぎの案件は、期限と必要な対応を業務の連絡として相談します。療養中の本人へ直接戻す前に、案内された窓口で進めます。
復帰予定を確認するための連絡を増やさない
取引先の体制変更は、正式な案内に従います。業務が滞らない窓口が示されているなら、本人の復帰日を私的に尋ねる必要はありません。お見舞いの品を検討する場合も、会社の受付が代わりに受け取れるかを決めつけず、受取の意向を確かめます。
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取引先のお見舞いは、辞退意向を優先
本人への連絡や品物を控える案内があれば、その意向に従います。贈答が認められる場合も、食品やタオルの必要性を確認して選びます。カード類を含め、社内規定と予算に合うかを確かめ、療養の知らせだけで高価な品を即決しないようにします。
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