取引先の訃報を受け、会社として弔電を送ることになったら、通知の内容と社内の手配状況を確認します。同じ会社の複数部署が、知らないまま同じ代表者名で送ることを避けるため、手配の窓口を一人に決めます。
辞退の対象と、送付先を読み取る
訃報の案内に弔電辞退や連絡方法の指定がある場合は、その意向に従います。香典・供花の辞退があるときも、別の品で代替してよいと決めつけないようにします。送るかどうかが不明なら、会社の担当窓口へ必要な点を一度に確認できます。
故人の勤務先の住所がわかっていても、そこが弔電の届け先とは限りません。通知に示された斎場や受取先、日時、宛名を使ってください。葬儀の詳細が公表されていない場合に、私的な住所を探して送る必要はありません。
故人と受取人を取り違えない
NTT東日本のD-MAILは、お悔やみの電報の受取人として喪主宛などの書き方を案内しています。故人の名前だけを受取人にせず、利用するサービスの指示に沿って喪主のフルネームなどを確認します。読み方や漢字が不明な箇所は、似た字で補わないようにしてください。
差出人は、正式な会社名、役職、氏名を社内で承認された形にします。以前の役職や退任した代表者の名前が残っていないかを確認します。部署名義で送るなら会社全体の代表者を装わず、どの部署からの弔意かがわかる表記に整えます。
会社からの弔意3文例
01｜代表者名で送る
［故人のお名前］様のご逝去の報に接し 謹んでお悔やみ申し上げます
ご遺族の皆様に 心より哀悼の意を表します
［正式会社名］
［役職・氏名］
02｜生前の厚意への感謝を添える
［故人のお名前］様のご逝去を悼み 謹んでお悔やみ申し上げます
生前に賜りましたご厚情に深く感謝申し上げますとともに ご遺族の皆様へ心より哀悼の意を表します
［承認された差出人名］
03｜担当部署から送る
［故人のお名前］様のご逝去を悼み 私ども一同 心よりお悔やみ申し上げます
ご遺族ならびに皆様に 謹んで哀悼の意を表します
［正式会社名・部署名］
宗教がわからなければ、弔意を中心にする
宗教や宗派によって、死後について使う言葉は異なります。事情がわからないときは、上の文例のように「お悔やみ申し上げます」「哀悼の意を表します」で伝えられます。死因や最期の様子を推測し、「苦しみから解放された」などと代弁する必要はありません。
取引関係の説明も、ご家族が受け取る弔電に必要な範囲にとどめます。案件名、金額、今後の担当の相談は業務の連絡へ分けます。「今後もお取引を」といった営業の挨拶で弔電を結ばないようにしてください。
届く日時と注文の控えを確認する
利用するサービスの配達可能日時を確認し、斎場などが受け取れる時間に合わせます。手配が葬儀後になる場合は、終了した会場へそのまま送るのではなく、送付先を改めて確認してください。期限や配達条件はサービスの申込画面で確かめます。
社内で共有するのは、手配済みであることと、必要な注文管理情報です。ご遺族の住所や電話番号が載った画面を、関係のない部署まで広く回す必要はありません。訂正が必要な場合は、利用サービスの変更手順に従います。
参考：NTT東日本 D-MAILの宛名案内、ビジネスシーンのお悔やみ電報の案内。
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供物を併せて贈るかは、別に確認
弔電の手配と供物の手配は分けて判断します。先方が受け取れることと社内の承認が確認できた場合だけ、宗教や保存方法に合う品を選びます。辞退の案内がある品は手配しないようにしてください。
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