自治会の敬老祝いの案内は、祝意を述べたあと、対象となる人が「自分は何をすればよいか」を読んで判断できる形にします。受付へ取りに来てもらうのか、役員が届けるのかで必要な情報が違います。先に配布方法を決め、その方法に合う文例を選んでください。
以下の文例は編集用のひな形です。［ ］の項目を自治会で確認した内容に置き換え、該当しない行は削除します。架空の対象年齢や日時を、実際の案内として使わないようにしてください。
原稿を書く前に、決定事項を一枚に集める
対象者の条件、年齢の基準日、配布日、時間帯、場所、申込みの要否、連絡先を担当者間で確認します。「高齢の方」「いつもの会場」だけでは、今年初めて案内を受け取る人には判断できません。昨年の文書が残っていても、今年も同じだと考えず、変更点を確かめます。
記念品の受け取り方は地域により異なります。例えば成田市の敬老会記念品に関する案内では、案内はがきとの引き換えや、家族・代理人による受け取りが説明されています。これは同市の案内であり、ほかの自治会にも同じ手続きがあるという意味ではありません。自分の自治会で代理受取を認めるか、確認に何が必要かを決めてから記載してください。
配布の担当者が答えられない条件を、案内文だけで新しく設けないようにします。申込みが必要なのに締切が決まっていない、代理受取の可否が未定、といった部分がある場合は、先に担当者へ戻して確認します。
配布方法に合わせて選ぶ案内文
01｜会場で受け取ってもらう場合
敬老祝い記念品のお渡しについて
敬老の日にあたり、皆さまへお祝い申し上げます。［自治会名］では、対象となる方へ記念品をお渡しします。
対象：［対象条件・年齢の基準日］
日時：［年・月・日・曜日］［開始時刻］～［終了時刻］
場所：［会場名・住所・受付場所］
お持ちいただく物：［必要な物。不要なら行を削除］
当日の受け取りが難しい場合：［連絡方法・期限］
お問い合わせ：［担当名・電話等・受付時間］
［発行日］ ［自治会名］
02｜役員が届ける場合
敬老祝い記念品のお届けについて
敬老の日にあたり、心よりお祝い申し上げます。［自治会名］では、対象となる皆さまへ、担当役員が記念品をお届けします。
対象：［対象条件・年齢の基準日］
お届け予定：［日程・時間帯］
担当：［担当者または班名］
ご不在の場合：［自治会で決めた対応］
受け取りについてご相談がある方は、［期限］までに［連絡先］へお知らせください。
［発行日］ ［自治会名］
03｜事前の申込みが必要な場合
敬老祝い記念品のお申込みについて
［自治会名］では、敬老の日のお祝いとして記念品を準備しております。下記の対象に該当し、受け取りを希望される方は、期日までにお申込みください。
対象：［対象条件・年齢の基準日］
申込期限：［年・月・日］
申込方法：［提出先・連絡方法］
確認する項目：［必要な項目］
お渡し方法：［日程・場所または後日の案内方法］
お問い合わせ：［担当名・連絡先］
［発行日］ ［自治会名］
代理受取・不在・辞退の説明を補う文例
04｜代理受取が可能な場合の追記
ご本人が来場できない場合は、［代理受取ができる方の条件］による受け取りが可能です。受付では［確認方法・持参物］をご用意ください。お手続きについては［連絡先］へお問い合わせください。
05｜訪問時に不在だった方への連絡
［自治会名］です。［訪問日］に敬老祝いの記念品をお届けに伺いました。お渡しできなかったため、お知らせを残しております。受け取り方法について、［期限］までに［担当名・連絡先］へご連絡ください。
06｜受け取りを希望しない方への案内
記念品の受け取りを希望されない場合は、［期限］までに［担当名・連絡先］へお知らせください。ご連絡の際、辞退の理由をお伝えいただく必要はありません。
07｜配布日時を変更する場合
敬老祝い記念品のお渡し日時の変更について
先にご案内した記念品のお渡し日時を、下記のとおり変更いたします。
変更前：［日時］
変更後：［日時］
場所：［会場。変更の有無も記載］
変更後の日時に受け取りが難しい方は、［連絡先］へご相談ください。お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
［発行日］ ［自治会名］
記念品に添える挨拶は、配布案内と分ける
受取日時などの案内は配布前に必要ですが、品物に添えるカードは、お祝いの言葉と差出人が中心です。同じ紙をそのまま使い回すと、受け取ったあとに不要な申込案内が残ります。品物へ添える一枚なら、次のように短くまとめられます。
08｜記念品に添えるお祝いのカード
敬老の日にあたり、心よりお祝い申し上げます。ささやかではございますが、お祝いの気持ちを込めて記念品をお贈りします。どうぞ穏やかな日々をお過ごしください。
［年・月］ ［自治会名］
読める大きさと、連絡しやすい書き方にする
お祝いの挨拶を大きく長く書くより、日時と場所、問合せ先がすぐ見つかる配置にします。文例の改行を参考に一項目一行で並べ、連絡先が裏面へ一行だけ回り込んでいないか、印刷した状態で確かめます。曜日と日付の食い違い、会場の似た名前、午前・午後の抜けも確認してください。
申込方法をインターネットだけに限定するかどうかは、利用する方の状況に合わせて自治会で検討します。電話窓口を載せる場合は受付時間も添え、役員個人の番号を無断で広く掲載しないようにします。回覧する案内と、提出後の申込書や名簿は分けて扱います。
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記念品は、人数と配布条件を決めてから検討
以下は、予算や用途が合う場合に検討する贈答品の例です。自治会の一律配布に必要な価格帯や推奨品を示すものではありません。菓子やお茶は保管方法・期限・食べられない物への対応、タオルは配布数とサイズ、ジュースは重さと持ち帰りやすさを確かめます。大量発注の在庫や納期は、商品カードに掲載された価格からは判断できません。発注前に、包装・配布数・配送先と合わせて確認してください。
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既に配布品が決まっている場合は、品名を案内に記載するかどうかも担当者間で揃えます。文例を整えるために、決定済みの品や配布方針を変更する必要はありません。